Vom Releasemanagement zum Projektportfolio
Wenn Projekte in vorgegebene Release-Zyklen eingepasst werden müssen, dann entstehen Projektbündel mit Abstimmungsbedarf. Dadurch steigt die Komplexität für das Projektmanagement, und aus dem zwischen den Projekten koordinierenden Releasemanagement wird ein einfache Form des Portfoliomanagements. Es benötigt zusätzlicher Methoden und ggf. auch unterstützender Werkzeuge, um ein solches Projektbündel erfolgreich zu führen.
Ein Unternehmen sollte alle seine Initiativen im Auge behalten, nicht nur diejenigen mit Abhängigkeiten untereinander. Das kann mit der vollen Ausprägung des Projektportfoliomanagements erreicht werden. Ich beobachte, dass Unternehmen dabei dieselben Fehler begehen: Statt ein strategisches Projektmanagement zu etablieren, wird eine Art Meta-Projektbüro eingerichtet, das gut gemeinte aber den Unternehmenszielen letztlich nicht dienliche Standards durchsetzt und mit einem umständlichen Genehmigungs- oder Freigabeprozess die operativen Projekte behindert.
Strategisches Projektmanagement
Ein Projektportfoliomanagement ist nur dann wirksam, wenn es als strategisches Projektmanagement gelebt wird:
- Strategie. Die Unternehmensstrategie beeinflusst maßgeblich die Gestaltung des Projektportfolios. Das ist leichter gesagt als in der Praxis umgesetzt. Dazu muss es eine Strategie geben, die dann zu operationalisieren und in Projekte zu übersetzen ist. Außerdem muss mit den Wünschen der externen und internen Kunden umgegangen und Mandatory Scope (z.B. Compliance-Anforderungen) integriert werden.
- Organisation. Die Führung des Portfolios muss effizient institutionalisiert werden. Wenn die notwendige Einbeziehung des Top-Managements durch ein zusätzliches Gremium geschieht, dann muss es so gestaltet werden, dass es nicht die Projekte bremst, sondern sie unterstützt. Zusätzlich braucht es eine kleine, hochwertig besetzte Organisationseinheit als Stabsfunktion, die mit hinreichenden Vollmachten ausgestattet ist. Die geschickte Verteilung der Kompetenzen spielt eine große Rolle, wobei die Unternehmenskultur zu berücksichtigen ist.
- Information. Strategisches Handeln erfordert den Mut, auf Basis von Annahmen weitreichende Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Das erfordert absolute Ehrlichkeit des Berichtwesens des Projektmanagement an das Projektportfoliomanagement und zusätzlich ein aktives Projektcontrolling ohne impliziertes Missbrauchen. Nur die entscheidungsrelevanten Informationen sind zu aggregieren und für die Entscheidungsträger aufzubereiten.
Meine Leistungen
Ich biete jahrelange, sehr intensive eigene Erfahrung mit der Führung von Projektportfolios, und ich habe die betreffenden Prozesse in ganz verschiedenen Unternehmen kennengelernt. Sowohl selbst als auch bei anderen habe ich viele vermeidbare Fehler erlebt. Das ist eine seltene Expertise, von der Sie gerne profitieren können. Ich kann Ihr aktuelles Projektportfoliomanagement neutral bewerten und Verbesserungsvorschläge ausarbeiten, Sie bei der Neueinführung oder Reorganisation beraten, oder interimistisch das Projektportfoliomanagement übernehmen.